Co-creatie met aannemers bij Infradock

Een overbelast elektranet, een tekort aan technisch geschoold personeel en complexe IT systemen die samenwerking in de weg staan. De infrasector kampt met de nodige uitdagingen om de energietransitie te realiseren. We nemen een kijkje op locatie en gaan in gesprek met Lindomar, UX lead bij Infradock.

Infradock op een missie om digitale gereedschappen te ontwikkelen die flexibel samenwerken aan infraprojecten ondersteunen op een veilige en compliant manier. Dit doen ze in samenwerking met de specialisten uit de sector en ons team van UX-experts en marketingstrategen.

Een deel van het product is al live in de regio’s Rijnmond en Zeeland en wordt gebruikt door verschillende aannemers, netbeheerder Stedin, DNWG en waterbedrijf Evides. We spraken met een van de betrokken teamleden, Lindomar Jon-Ming (UX designer), over de ontwikkeling van het platform, het belang van de samenwerking met key-users (domeinexperts) en de eerste reacties uit de praktijk. 

Infradock is volop in ontwikkeling, wanneer zijn jullie aangehaakt? 

‘’Sinds begin 2022 zijn we betrokken bij de ontwikkeling van het platform, waarbij we ons hebben gefocust op het toepassen van UX-processen, de UX-werkwijze, UX-onderzoek, strategie, de opzet van de website, de go-to-market strategie, de merkidentiteit en de positionering van Infradock.

Wat betreft het product hebben we diverse onderzoeken uitgevoerd bij de gebruikers en de verkregen inzichten vertaald in ontwerpoplossingen binnen het platform. Deze resultaten hebben ons als ontwikkelteam in staat gesteld om sneller functionaliteiten te ontwikkelen die beter aansluiten bij de behoeften van gebruikers en het platform te optimaliseren. Daarnaast waren we intensief betrokken bij de livegang en het ontwikkelen van zowel de korte- als lange termijnvisie voor de doorontwikkeling van het product.’’

Met welk team en vanuit welke specialismen werken jullie bij Infradock? 

‘’We werken met een multidisciplinair team vanuit Online Department: 

• Machiel ondersteunt Thomas, directeur van Infradock, bij het opzetten van de bedrijfsstrategie, merkidentiteit en marketing. Zo zorgt hij ervoor dat de positionering aansluit op de marktvraag en dat Infradock zich onderscheidt binnen de infrasector.
• Iris richt zich op het valideren van nieuwe business cases met een focus op logistieke processen. Ze optimaliseert bestaande functionaliteiten, ontwikkelt nieuwe functies en voert gebruikersonderzoek uit. Daarnaast brengt ze klantreizen in kaart, werkt inzichten uit en presenteert deze binnen en buiten de organisatie. De input hiervoor verzamelt ze bij key-users, zoals netbeheerders en aannemers, én bij eindgebruikers.
• Ikzelf bewaak de UX- en UI-kwaliteit binnen productontwikkeling, ontwikkel en optimaliseer functionaliteiten, en valideer producten en businesscases. Samen met het team organiseer ik user journey- en story mapping-sessies, voer ik gebruikersonderzoek uit en werk concepten uit. Daarnaast deel ik inzichten met het productteam en stakeholders, breng ik metrics en UX-debt in kaart, en draag ik als UX chapter lead actief bij aan de groei en volwassenheid van UX binnen de organisatie.’’ 

Een brede opdracht dus! Hoe ziet de ontwikkeling van het platform er in de praktijk uit? 

‘’We werken Agile: we ontdekken eerst waar de waarde ligt (Discovery) en creëren die vervolgens (Delivery).

Met Dual Track Agile werken we in twee parallelle sporen die beide bijdragen aan productontwikkeling. Team 1 richt zich op discovery: het onderzoeken en valideren van nieuwe business cases. Team 2 focust zich op delivery: het bouwen van de gevalideerde oplossingen uit de discovery track. Doordat beide teams parallel werken, kunnen we continu bouwen, leren en meten of wat we ontwikkelen daadwerkelijk waarde toevoegt.

Een groot voordeel van deze manier van werken is dat we de kans vergroten dat de features waar we aan werken, en uiteindelijk het product dat we op de markt brengen, ook aansluit bij de behoeften van de eindgebruikers.’’

Heb je een voorbeeld van hoe een huidige functionaliteit via deze werkwijze tot stand is gekomen? 

‘’Ja, een goed voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een functionaliteit waarmee gebruikers begrotingen kunnen opstellen die aangeven welke diensten en materialen nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren. 

Tijdens de discovery-fase konden we ons richten op het begrijpen van de specifieke begrotingsbehoeften. We begonnen met het verzamelen van gebruikersbehoeften om inzicht te krijgen in de huidige uitdagingen bij het opstellen van begrotingen. We ontdekten dat gebruikers veel dubbel werk verrichten, handmatige handelingen uitvoerden en verschillende software programma’s moesten gebruiken om hun werk te doen. Op basis van deze bevindingen hebben we verschillende concepten voor de begrotingsfunctionaliteit uitgewerkt en getest in gebruikersonderzoeken om te valideren of de voorgestelde oplossingen daadwerkelijk aan de behoeften van de eindgebruikers voldoen.

De resultaten van de discovery-fase werden vervolgens doorgegeven aan de delivery-fase. Hier ontwikkelde het team de begrotingsfunctionaliteit, waaronder vragenbomen, formulieren, overzichten van diensten en materialen, beoordelingsprocessen en het inzichtelijk maken van voortgang en status. We zorgden er ook voor dat de functionaliteit werd geïntegreerd met bestaande databronnen, zodat de begrotingen in realtime konden worden bijgewerkt met actuele prijzen en kosten voor diensten en materialen.

Toen een werkende versie van de begrotingsfunctionaliteit klaar was, gaven we deze uit als een bèta-release aan een selecte groep gebruikers. We verzamelden feedback over de gebruikerservaring en evalueerden of er aanpassingen nodig waren. Op basis van deze feedback verbeterden we de functionaliteit en brachten we iteraties aan om de gebruikerservaring te optimaliseren.

Zodra alles was verwerkt, werd de functionaliteit uitgerold naar de productieomgeving, zodat alle gebruikers ermee aan de slag konden.

Na de livegang blijft het UX-team zich inzetten voor het verzamelen van doorlopende feedback en gebruikersonderzoek, zodat we steeds kunnen inspelen op de veranderende behoeften van de eindgebruikers. Door de Dual Track Agile-aanpak konden we gelijktijdig bouwen en leveren, wat resulteerde in kortere ontwikkelings- en release cycli.’’

Als we kijken naar het UX-gedeelte, wat waren/zijn de speerpunten voor de ontwikkeling van het platform? 

‘’Het belangrijkste speerpunt is om zo snel mogelijk een product te ontwikkelen met functionaliteiten die aansluiten bij de behoeften van aannemers en infra partijen, ofwel de gebruikers, zodat ze hun dagelijkse werkzaamheden effectiever en efficiënter kunnen uitvoeren dan met de huidige werkwijze. Het product moet hen in staat stellen om alle taken op één centrale plaats uit te voeren en te monitoren, in plaats van verschillende tools te gebruiken voor specifieke werkzaamheden.

Vanuit UX was het essentieel dat het product niet alleen functioneel is, maar ook zo veel mogelijk in lijn met de merkidentiteit, gebruiksvriendelijk, responsief en toegankelijk. Het ontwerp moet schaalbaar en flexibel zijn, intuïtief in gebruik en voortdurend verbeterd kunnen worden op basis van validatie en statistieken.’’

Hoe belangrijk is het om key-users te betrekken in de ontwikkeling van dergelijke software/platformen? 

‘’Dat is essentieel! Het betrekken van de key-users heeft aanzienlijke waarde op verschillende vlakken opgeleverd. Met key-users bedoelen we de domeinexperts, eindgebruikers, ambassadeurs en vertegenwoordigers van de aannemers en netbeheerders die het product dagelijks gebruiken. Zij waren en zijn van cruciaal belang voor het snel en effectief afstemmen van de werkelijke behoeften, uitdagingen en verwachtingen. 

Hun input heeft ons geholpen functionaliteiten te ontwikkelen die echte waarde bieden, terwijl we tegelijkertijd aannames kunnen valideren en misverstanden of verkeerde interpretaties van behoeften kunnen voorkomen.

Door wekelijkse key-user meetings te organiseren, hebben we de kans op acceptatie en adoptie van functionaliteiten vergroot, de juiste respondenten gevonden voor gebruikersonderzoeken en validaties, een sterke vertrouwensband opgebouwd en de betrokkenheid versterkt.

Ze hebben dus echt eens sleutelpositie in de ontwikkeling van Infradock.’’

Terug naar het platform: welke drie pijnpunten lost het platform op voor de gebruiker? 

‘’Allereerst richten we ons op het verkorten van de doorlooptijd en het verhogen van de project capaciteit. Door een betere samenwerking kunnen we de doorlooptijd van projecten verkorten en de capaciteit vergroten, zodat meer projecten binnen dezelfde tijd kunnen worden gerealiseerd.

Ten tweede het pijnpunt betreft samenwerking; dit liep stroef door alle verschillende werkwijzen en systemen. Naast dat het Infradock platform alles centraliseert en het een eenduidig werkproces biedt, zetten we de verschillende organisaties ook in een kamer samen. Ze werken samen en vinden overeenstemming over de grootste bottlenecks die opgelost moeten worden. Dit zorgt voor saamhorigheid.

Tot slot leggen we de focus op het werk in de praktijk: we ontzorgen gebruikers door administratieve lasten te verminderen, gestandaardiseerde afspraken en processen in te voeren, handmatige taken te automatiseren en actuele en betrouwbare data te centraliseren. 

Wat zijn de eerste resultaten uit de praktijk? 

‘’De feedback die we tot nu toe hebben ontvangen is overwegend positief, hoewel er ook genoeg input is over functionaliteiten die verbeterd kunnen worden of die nog ontbreken, evenals processen die geoptimaliseerd moeten worden. We zijn op de goede weg, maar er is nog werk aan de winkel!

Door regelmatig contact te onderhouden met onze eindgebruikers, blijven we goed op de hoogte van wat er speelt en wat hun behoeften zijn. Deze inzichten stellen ons in staat om het product continu te verbeteren. Hieronder delen we enkele quotes van een aantal van onze gebruikers.’’

‘’Een uniforme werkwijze waardoor het voor iedereen helder is waar je mee bezig bent. Voorheen had elke aannemer zijn eigen calculatie methoden.’’
— Jack van Diermen, contractmanager bij Van Vulpen

‘’Tevreden door het steeds verder ontwikkelen zodat het passend wordt voor onze toepassing.’’
— Ruud Baaten, projectleider bij A.Hak

” Het platform neemt veel werk uit handen en is overzichtelijk in gebruik. Intuïtieve functies maken het prettig in gebruik. Ook het inzien van begrotingen van aannemers is zeer waardevol.” 

— René van Beek, teamleider Projecten bij Evides Waterbedrijf

Je bent veel bij Infradock op kantoor te vinden. Hoe verloopt de samenwerking? 

‘’Zeer positief! Het voelt als een warm welkom, waarin iedereen betrokken, meegaand en vastbesloten is om impact te maken met het product. De openheid, oprechtheid en eerlijkheid tussen collega’s maken de werksfeer erg prettig.

We hebben standaard twee ‘’samenwerkdagen’’ op kantoor in Rotterdam, wat ideaal is om verbinding te maken en efficiënter samen te werken doordat de lijnen korter zijn. Tijdens deze dagen vinden de sprintwissels plaats, evenals belangrijke sprint ritmes zoals de planning, retrospective en refinements.

Door de sterke betrokkenheid van iedereen is er een fijne bedrijfscultuur ontstaan. 

Iedereen stelt het product en de klantervaring altijd voorop, dat zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan en we met elkaar kunnen bouwen aan iets wat echt impact maakt.’’ 

Eigenlijk zit Infradock nog middenin de ontwikkeling. Vertel; waar ben je nu mee bezig? 

‘’Mijn rol is heel divers en dus ben ik met verschillende dingen bezig. Allereerst ben ik bezig met het ontwikkelen van een UX-strategie om de kwaliteit van UX/UI in processen en productontwikkeling te waarborgen, AI-toepassingen binnen het huidige product te integreren en het Strategy Stack Framework op te zetten. Dit stelt ons in staat om  KPI’s in kaart te brengen voor de bedrijfs-, merk-, product-, technologie- en UX-strategieën.

Ook ben ik bezig met een project dat ‘’20% versnellen’’ heet, hierbij houd ik me bezig met de vraag: ‘’Hoe kunnen we met Infradock administratieve processen in net- en klantgedreven projecten minimaal 20% versnellen en dit organisatorisch effectief implementeren?’’. 

De focus ligt hierbij op het valideren van de conceptuitwerking van voortgangs- en afmeldingsprocessen, meerwerk, b2-berekeningen, klantgedreven processen en meerdere contracten. Samen met Marco Stuijvenberg hebben we verschillende customer journeys in kaart gebracht, inzichten geanalyseerd en een advies opgesteld voor Infradock over de vervolgstappen.’’

En waar kijk je dit jaar naar uit? 

‘’Waar ik dit jaar het meest naar uitkijk, is de toepassing van AI om processen verder te automatiseren en het product slimmer te maken door advies of taken te genereren op basis van het gedrag van gebruikers, onderliggende systemen en datakoppelingen.’’

Benieuwd naar meer informatie over Infradock? Of wil je je eigen online product ontwikkelen of optimaliseren?

Bekijk hier de website van Infradock, de pagina over UX design of neem contact met ons op.